Les églises et autres organisations religieuses comptent parmi les biens immobiliers les moins utilisés de toutes les catégories de biens. Les salles de réunion, les salles de classe et le sanctuaire sont généralement vacants pendant la majeure partie de la semaine. Naturellement, de nombreuses organisations envisagent souvent de monétiser ces espaces à usage rare lors de leur location.
Les locataires visés sont principalement des écoles privées, des écoles à charte, des exploitants de services de garde d’enfants et des groupes religieux plus petits non affiliés. Le sanctuaire et les grandes salles de réunion peuvent être loués pour des événements spéciaux ou des réunions régulières. Des problèmes surviennent lorsque le locataire et le propriétaire (l'organisation religieuse à qui appartient le bien) ne traitent pas du processus d'utilisation en tant que transaction commerciale.
Ma société a travaillé avec les deux parties dans ces transactions et a rencontré de nombreux problèmes. Je ne peux pas sous-estimer la différence entre ces transactions et les contrats de location commerciaux classiques. Après avoir travaillé sur des transactions récentes (et frustrantes), j'ai décidé qu'il était temps de partager mes réflexions sur la manière d'éviter certains des problèmes majeurs, du point de vue du propriétaire.
• Déterminez ce qui est disponible à la location. Avant de commercialiser un espace, le propriétaire doit déterminer quelles zones seront disponibles pour le bail. Vous devez engager un architecte ou un planificateur d'espace pour mesurer les pièces désignées, la taille totale du bâtiment et déterminer un facteur d'espace commun pour les espaces communs. La taille de la pièce (pieds carrés utilisables) sera complétée par le facteur d'espace commun (pieds carrés rentables), devenant la base de ce qui est disponible à la location.
• L’espace n’est pas un immeuble de bureaux traditionnel lorsque les dépenses sont déterminées. Passer de l'utilisation principale de la propriété une ou deux fois par semaine à cinq jours complets par semaine augmentera considérablement l'usure de la propriété, y compris les coûts d'électricité, d'eau, de nettoyage et de ramassage des ordures. L'imputation des dépenses au prorata peut créer une situation dans laquelle le propriétaire ne couvre pas la véritable augmentation des coûts et risque de perdre de l'argent. J'ai vu que cela se produit dans de nombreuses situations: les propriétaires ne peuvent pas comprendre pourquoi ils ne gagnent pas d'argent ou risquent de perdre de l'argent en ayant un locataire parce qu'ils n'ont pas pris en compte les coûts supplémentaires. Je recommande au propriétaire de déterminer les dépenses réelles pendant deux ans avant l'occupation par le locataire. L'année de base doit être l'année précédant l'occupation du locataire. Le total des augmentations réelles au cours de l'année de base pour l'ensemble de la propriété doit être facturé au locataire.
• Le locataire doit être responsable de la rénovation des salles de bain et des problèmes de plomberie. Les locataires de l’école augmentent considérablement l’utilisation des toilettes. En fonction de l'âge des élèves, il peut être nécessaire de modifier les salles de bain pour les petits enfants. Avec les élèves plus âgés, il peut y avoir plus de vandalisme ou d’abus qui entraîne les réparations nécessaires. Ceux-ci doivent être payés par le locataire et écrits dans tout contrat.
• Les autorisations d’utilisation spécifique (SUP) et les certificats d’occupation (CO) doivent être à la charge du locataire. Si un locataire potentiel est une école ou un fournisseur de services de garde d'enfants et qu'il n'est pas affilié au propriétaire, ce locataire doit être responsable de l'obtention d'un SUP, d'un CO et de tout autre permis requis. Dans la ville de Dallas, l'obtention d'un SUP peut prendre de 4 à 6 mois. La date doit être traitée dans le document de location.
• Les espaces partagés nécessitent un contrat de licence. Fréquemment, le propriétaire et le locataire partagent les salles de classe, les espaces de réunion ou la salle des bourses. Il est possible que le locataire quitte les espaces le vendredi après-midi pour permettre au propriétaire d’y accéder le week-end. Il n’est pas rare non plus que le propriétaire ait besoin de chambres la nuit en semaine. Le locataire peut vouloir utiliser la salle communautaire une à deux heures par jour pour servir les déjeuners. Le propriétaire a besoin de la salle des bourses après les services et pour des événements spéciaux. Cela diffère de l'espace commercial où le propriétaire partage rarement l'espace avec un locataire. Dans le cas d'espaces partagés, le propriétaire et le locataire doivent conclure un contrat de licence non exclusif (et non un contrat de location) détaillant les attentes de chaque partie. Cela pourrait facilement amener le propriétaire et le locataire à signer des contrats de bail et de licence.
• Déterminer la responsabilité et l’utilisation des aires de jeux externes. Le locataire est généralement responsable de l'entretien et du remplacement de l'équipement dans l'aire de jeu extérieure, car il l'utilisera davantage que la congrégation. Le locataire peut exiger l'utilisation exclusive de la zone et la congrégation ne doit pas supposer qu'elle y aura accès. Cependant, si la congrégation souhaite utiliser le terrain de jeu, un partage des coûts ou une compensation pour d'autres dépenses peut être nécessaire. Les zones de jeu doivent être incluses dans tout contrat de location ou de licence pour plus de clarté.
• Peu de loyers comparables. En raison de leurs problèmes particuliers, les tarifs de location dans les établissements religieux ne sont pas comparables aux immeubles commerciaux traditionnels. La plupart des propriétaires veulent être justes envers leurs locataires. Je recommande généralement au locataire de payer la totalité ou 90% des dépenses supérieures à l'année de base. Les tarifs de location varient généralement entre 7 et 10 $ par pied carré, plus les frais pour les espaces loués. L'espace utilisé en vertu d'une licence peut être un forfait par jour. Les locataires à but non lucratif ont généralement des taux de location plus bas, car ils sont peu susceptibles de générer des taxes foncières pour le propriétaire. Cependant, cela peut varier d'un comté à l'autre. (D'après mon expérience, le district d'évaluation du comté de Tarrant est le plus difficile dans ce domaine). Tout bail doit stipuler que si la propriété est considérée comme assujettie aux taxes dues à l'utilisation du locataire, il sera redevable à 100% des taxes foncières.
• Payer pour des professionnels. Je recommande fortement au propriétaire de faire appel à un avocat expérimenté dans l'immobilier commercial pour rédiger et aider à la négociation des contrats de location et des contrats de licence. En outre, si le propriétaire a l'intention de commercialiser activement le bien à louer, un agent immobilier expérimenté dans le domaine de l'immobilier commercial doit être engagé et il doit s'attendre à payer des commissions immobilières. Je recommande également que ces professionnels ne soient pas membres de la congrégation. Cette impartialité garantit que toutes les parties fournissent une assistance indépendante et peuvent être annulées sans causer de souffrance à la congrégation.
• Une personne désignée qui représente le locateur. Les grandes organisations religieuses ont généralement un chef d'entreprise qui supervisera le processus de location. Rarement le chef religieux. Cependant, les petites organisations peuvent avoir besoin de faire confiance à un membre de la congrégation (et non à un comité) pour servir de personne de contact ou de contact principal. Cette personne doit avoir une expérience commerciale et une expérience dans la location d'espaces commerciaux. Normalement, il ou elle informe un comité de l'immobilier ou des installations qui supervise le processus. Bien entendu, toutes les décisions finales seront soumises à l'approbation du conseil d'administration du propriétaire, souvent désigné comme dirigeant ou aîné.
En général, j'ai constaté que lorsqu'une organisation religieuse devient propriétaire et aborde de manière professionnelle une transaction et une gestion du bien en cours, cela augmente la probabilité que toutes les parties soient heureuses. Idéalement, il deviendra un partenariat avec les deux parties travaillant en coopération pour créer un environnement permettant à tout le monde de prospérer.
Eliza Solender est présidente de Solender / Hall Inc.