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Selon que votre exercice correspond ou non à celui du gouvernement ou de votre exercice, votre société se rapproche de la fin de l’exercice ou s’approche du début de son exercice. Quoi qu’il en soit, c’est le moment idéal pour évaluer vos stratégies de comptabilité et de marketing, analyser ce qui a fonctionné ou non et l’année dernière, et vous positionner pour remporter et remplir davantage de contrats gouvernementaux l’année prochaine.
Pourquoi est-ce critique? Le gouvernement fédéral est le plus gros acheteur de biens et de services au monde, quelle que soit son économie, et le Département de la défense (DoD) en achète plus que les autres agences. Les contrats relatifs à ces achats sont supervisés par la DCAA (Defense Contract Audit Agency). Surtout en période de faiblesse économique, la concurrence pour ces dollars est féroce. La bonne nouvelle est que, si vos services de comptabilité et de marketing sont en ordre, votre entreprise peut concurrencer des concurrents plus importants et mieux connus pour votre part du gâteau. Mais sans stratégies marketing conçues pour gagner plus d’affaires gouvernementales, ainsi que le système de comptabilité permettant de suivre et d’exécuter cette activité, votre capacité à concurrencer et à gagner sur la scène gouvernementale s’évapore.
Votre système comptable est-il un atout ou un passif?
Logiciel: sortir de la boîte ne signifie pas de chance.
• Bien qu'un logiciel spécialisé conçu pour répondre aux exigences de la DCAA existe (et coûte cher), Peachtree, Quickbooks et d'autres logiciels de comptabilité générale peuvent être modifiés pour répondre aux exigences imposées par un contrat du gouvernement fédéral. Mais pour satisfaire à ces exigences, passer un audit DCAA et ne pas retarder les paiements en raison de vos erreurs, votre système de comptabilité doit accumuler, allouer et consigner des activités, des matériaux et des délais de manière spécifique. Cela varie en fonction du type de contrat (prix fixe, remboursement des coûts, temps et matériel), c'est donc le moment d'évaluer votre logiciel existant et de vous assurer que votre système est en conformité. Un consultant expérimenté et compétent peut vous aider.
Audit Insurance: préparez-vous avec un audit factice
• Les chances sont excellentes que votre entreprise soit auditée par la DCAA, et que cet audit peut même être planifié avant le début des travaux sur un contrat. Contrairement aux années précédentes, lorsque les auditeurs de la DCAA suggéraient des améliorations et des solutions, la DCAA fonctionne désormais sur un système succès-échec. Passerez-vous? Un consultant externe peut effectuer une simulation d'audit et vous aider à réviser et corriger:
– Structure du plan comptable et conformité aux exigences de la DCAA
– Vue d'ensemble du suivi des coûts de main-d'œuvre du système de chronométrage et de la gestion
– Rapports de coûts de travail pour les exigences de rapports gouvernementaux
– Le bilan de conformité aux normes comptables générales
– Le résultat de la séparation des coûts directs et indirects
– Vos règles et procédures comptables et leur documentation dans la mappe de traitement des documents financiers.
Le dilemme du bricolage: vos ressources internes sont-elles à la hauteur?
• Il peut être judicieux sur le plan financier et opérationnel d'externaliser votre comptabilité DCAA afin de vous assurer qu'elle reste conforme à la DCAA. Si votre personnel comptable interne manque de temps, de connaissances ou d'expertise pour gérer un système de comptabilité répondant aux exigences du contrat DCAA, un service externe peut fournir:
– Suivi des coûts de main-d'œuvre et aperçu du système et de la gestion du chronométrage, répondant aux exigences du DCAA en matière de chronométrage.
– Rapports complets sur les coûts de l’emploi, satisfaisant aux exigences du gouvernement en matière de rapports.
– Calculs et affectations de taux de coûts indirects avec prise en charge de plusieurs centres de coûts.
– La facturation du projet pour tous les contrats du gouvernement, la planification des flux de trésorerie et la gestion.
– Analyse des opérations et reporting financier.
– structuration des comptes de cartes pour se conformer à la réglementation sur les acquisitions fédérales.
– Reconstruction des archives et des informations financières.
– Instantanés financiers complets
Le dernier obstacle: la soumission de la proposition de coûts encourus (ICS)
• En règle générale, si vous avez un contrat principal avec la réclamation 52.216-7 au titre des coûts et paiements admissibles des FAR ou si vous êtes un sous-traitant disposant de dispositions de répartition des ressources du processus principal, vous devrez remplir un ICS. Un ICS est un moyen de soumettre vos taux indirects pour audit chaque exercice, ce qui se fait électroniquement en remplissant le formulaire ICE (Coût encouru électroniquement) pour la DCAA. Vous y trouverez les détails du contrat liés à votre compte de résultat avec des calculs de taux indirects. Dans la plupart des cas, votre SCI, ainsi que les données justificatives, doit être livré dans les six mois suivant la fin de votre exercice, quelle que soit la durée du contrat.
Marketing B2G: conseils stratégiques
Vous savez ce que vous avez fait pour vendre au gouvernement l'année dernière. Cela a-t-il conduit à autant de contrats et à autant d'affaires que vous le souhaitez? Votre marketing vous a-t-il positionné avec succès contre vos concurrents? Si vous souhaitez davantage d’affaires avec le plus grand agent d’achat du monde, voici cinq stratégies essentielles:
Premières impressions: la déclaration de capacités
• Votre relevé de capacités sert de résumé pour les contrats du gouvernement. Éléments essentiels: performances passées sur les marchés publics, certificats et récompenses, capacités, témoignages de clients gouvernementaux. C’est le document que vous distribuerez aux agents de négociation des contrats et aux autres clients potentiels du gouvernement plus souvent qu’un autre. Le contenu et le design doivent impressionner le destinataire et lui donner envie d'en savoir plus sur votre entreprise.
Votre site web: votre vendeur le plus acharné
• Votre site Web n'appelle jamais malade, ne prend jamais un jour de congé et constitue le premier endroit où les clients potentiels se tournent vers la recherche pour votre entreprise. Si vous économisez de l'argent lors de la construction de votre site Web, que les agents de négociation des contrats ne veulent pas voir l'information ou ne le mettent pas à jour régulièrement, votre site Web ne rapportera pas les revenus qu'il devrait. Votre site Web énonce-t-il vos capacités, réalisations et certificats liés au gouvernement? Répertorie-t-il vos codes SCIAN (Système de classification des industries de l'Amérique du Nord) et SIC (Certification industrielle standard)? Votre calendrier GSA ou d'autres informations de certification? Existe-t-il une section distincte spécialement conçue pour les clients du gouvernement?
Garantie: l'impression que vous laissez derrière
• Chaque élément imprimé utilisé par votre entreprise, des cartes de visite aux brochures, est le moteur de votre image. Si votre carte de visite, brochure, feuilles de vente ou autres documents se trouvaient sur le bureau d'un agent de négociation, à côté de ceux de vos concurrents, cet agent viendrait-il vous chercher en premier? Ce matériel mettrait-il en valeur vos réalisations et votre expertise liées au gouvernement? Un agent de passation des marchés du gouvernement ne lira pas vos supports marketing existants et ne déterminera pas ce que vous pouvez faire pour son agence. Vous devez l'épeler. Incluez des études de cas et d’autres informations sur ce que vous avez fait pour les clients du gouvernement. Sollicitez les témoignages du ou des agents de négociation des contrats sur lesquels vous avez travaillé, et assurez-vous qu'ils sont bien compris dans votre liasse lorsque vous enchérissez sur de nouveaux marchés.
Relations: qui connaissez-vous et que souhaitez-vous connaître?
• Le gouvernement n'achète pas vos services. Les gens achètent vos services. Vous devez être en face de ceux qui achèteront tout le temps chez vous. Recherchez les agences et les agents de négociation des contrats qui envisagent d’acheter les produits ou les services proposés par votre entreprise. Vérifiez leurs prévisions. Voir les salons et autres événements auxquels ils participent. Découvrez ce dont ils ont besoin et quand ils en ont besoin, soyez où ils sont, développez des relations. Si la clé de l'immobilier est "emplacement, emplacement, emplacement", la clé de la commercialisation auprès du gouvernement est "relations, relations, relations".
Quelle que soit la situation économique, remporter et servir davantage de marchés publics peut faire de 2011 une meilleure année pour votre entreprise que pour 2010. La bonne nouvelle est la suivante: mettre de l'ordre dans vos sociétés de comptabilité et de marketing peut vous rendre égal ou supérieur à votre concurrence dans le secteur. yeux des agents de négociation des contrats fédéraux. Quoi que vous fassiez seul, travaillez avec un consultant ou externalisez une partie ou l’ensemble des stratégies ci-dessus, cela peut être fait.
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Source by Marcelle Green
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