RFPs et comment s'assurer de leur succès François Masquelier, directeur de la finance d'entreprise et de la trésorerie du groupe RTL et président d'ATEL La meilleure façon de sélectionner vos fournisseurs de manière objective et honnête, en respectant les principes de la gestion de trésorerie et les meilleures pratiques. Cet article décrit les règles de base à suivre pour réussir votre application.
par François Masquelier, directeur des finances et de la trésorerie, Grupo RTL et président d'ATEL
La meilleure façon de sélectionner vos fournisseurs de manière objective et honnête, en respectant les principes de la gestion de trésorerie et les meilleures pratiques. Cet article décrit les règles de base à suivre pour réussir votre application. Une préparation adéquate de la demande de propositions garantit un projet (plus) réussi et un moyen d'éviter les mauvaises surprises.
Définition d'une RFP
RFP est un acronyme pour Demande de proposition. Au cours du processus d’acquisition, c’est la première étape au cours de laquelle les fournisseurs sont invités à soumettre des propositions qui coïncident avec des spécifications préparées avec la plus grande précision possible. La réponse à la demande de propositions place la société et le trésorier dans la meilleure position pour choisir de manière juste la ou les sociétés qui seront utilisées (selon qu’il y aura ou non un second tour et si une liste de candidats doit être établie). Le simple fait de répondre à la demande établit l'intérêt du fournisseur pour l'application à une date rapprochée. Par conséquent, les demandes sont parfois rejetées. C'est le moyen de démontrer clairement l'intention de se lancer dans un processus concurrentiel et de rechercher la meilleure combinaison de qualité et de prix, et c'est la combinaison des deux qui doit être évaluée.
De toute évidence, aucune demande de proposition n’est émise lors de l’ouverture d’un compte bancaire, de l’achat d’un service peu coûteux ou d’un logiciel peu coûteux et facile à installer. En règle générale, les RFP permettent d’acheter des logiciels pour les systèmes de gestion de trésorerie, d’importants travaux de conseil, de créer des usines de paiement, de placer une combinaison transfrontalière d’argent au niveau européen, etc. Dans le document de demande de proposition, les fournisseurs potentiels sont invités à s’engager à faire de leur mieux pour atteindre l’objectif visé. Il s'agit également d'une mesure préventive visant à éviter que les deux parties ne perdent du temps en raison de malentendus ou d'une surestimation ou d'une sous-estimation des besoins et des attentes du client. C'est donc beaucoup plus qu'une simple offre de prix qui est attendue. Le trésorier attend des engagements, des informations détaillées, un prix compétitif, des détails sur la mise en œuvre et les ressources à fournir, les délais d'exécution, tout point non couvert ou inaccessible, etc. Vous devez démontrer l'impartialité du trésorier lors du choix du prestataire. Il existe certainement de faux RFP et pseudo-RFP. Son but est de réduire le prix du fournisseur existant au moment de la demande. De nombreuses entreprises les utilisent à cette fin, sans respecter les règles d'impartialité qui impliqueraient la sélection du meilleur fournisseur et non du fournisseur existant, même si son prix est abaissé. Les fausses demandes de propositions doivent être évitées car elles nuisent à la réputation de ceux qui les émettent. C'est le prix de la crédibilité. Lorsque le fournisseur se rend compte que le trésorier est prêt à se passer du service ou du produit actuel au profit d'un autre, s'il est meilleur et / ou meilleur marché, le fournisseur s'efforce davantage et la concurrence devient effective.
Qu'est-ce qu'un appel d'offres?
En matière de gestion de trésorerie, il est recommandé d’utiliser la RFP, qui est le meilleur moyen de respecter vos partenaires, en leur donnant l’occasion de présenter une proposition et le prix d’un service ou d’un produit, de respecter certaines règles déontologiques et professionnelles. Enfin, assurez une concurrence juste et nécessaire entre les fournisseurs. À une époque où l'éthique est plus que jamais à l'honneur, demander des propositions est une bonne pratique. C'est également le moyen le plus sûr de garantir que le service auquel le vendeur s'est engagé sera rendu conformément aux attentes du trésorier.
Définir correctement vos besoins vous permet de vous assurer que la proposition correspond à la demande. Cela évitera également les malentendus entre le vendeur et l'acheteur. En résumé, il s’agit d’une sorte de liste de spécifications. En général, il demande un budget pour les petits travaux que les commerçants effectueraient à la maison, mais pour les achats importants pour leur département, cela ne se fait pas sous prétexte d'avoir identifié le produit ou le service requis. Les appels d'offres montrent souvent qui a la motivation et la capacité d'accomplir le travail requis. Acheter un logiciel de trésorerie, ce n'est pas comme acheter un lave-vaisselle. Le produit nécessite souvent des services associés ainsi que des compétences humaines et techniques. La durée de vie du produit et la force de l'entreprise sont également essentielles au succès du projet dans le temps. Souvent, il est également nécessaire, par mesure de précaution, à des fins de contrôle interne, d’éviter la fraude, le clientélisme et d’autres risques de détournement des actifs de la société. Si nous examinons la loi sur la corruption (www.legislation.gov.uk/ukpga/2010/23/contents) au Royaume-Uni et dans cette approche sur l'aspect de la fraude et de l'éthique dans les entreprises, nous réalisons que La demande de propositions est non seulement une bonne pratique, mais il est également essentiel que nous nous préparions contre les critiques subséquentes à la sélection. Mais alors se pose la question de savoir quel est le meilleur moyen de rédiger une demande de propositions. Beaucoup de gens en parlent, très peu le mettent en pratique, certains l'ignorent ou, pire encore, l'externalisent à des consultants et beaucoup ignorent ses mérites et les raisons de son existence.
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