Profiter des paiements sans papier Warren Keckeisen, directeur de la gestion des primes, Toyota Motor Sales U.S.A. En 2004, Toyota a décidé de prendre certaines mesures pour contenir la marée de papier inexorable qui inondait son activité. Tous les types de papier étaient concernés, mais le principal problème était le chèque, pour lequel l'entreprise utilisait plusieurs milliers de dollars chaque année en paiements incitatifs à ses professionnels de la vente chez les concessionnaires américains. UU traiter avec des chèques perdus ou volés. Toyota avait besoin d'une solution qui libérerait son équipe des finances, réduirait les coûts de paiement et éliminerait complètement les chèques. L’auteur décrit le programme choisi, basé sur une carte prépayée Visa T oyota personnalisée de Citi Prepaid Services et les avantages qu’elle a procurés à la société et à ses professionnels de la vente.
Warren Keckeisen, directeur de la gestion des primes, Toyota Motor Sales U.S.A.
Comment une entreprise reconnue mondialement pour ses produits progressifs et efficaces transforme-t-elle facilement une charge inefficace et exigeante en un avantage automatisé et simplifié?
C’est précisément la question que nous nous sommes posée chez Toyota en 2004. La charge de papier a été l’un des défis les plus ardus auxquels les groupes Toyota Finance et Trésor ont fait face ces dernières années. Il est surprenant que quelque chose d'aussi simple et fondamental pour les affaires ait servi de force presque paralysante à notre opération; Cependant, les ressources nécessaires à la production, à la distribution et à la gestion de ce document ont été atteintes partout et ont le contrôle absolu de nos processus. Cela nous a non seulement obligés à supporter un lourd fardeau, mais cela a également été une grande distraction pour nos activités principales.
La situation s'est développée au point de devenir un défi que nous devions simplement résoudre, et rapidement, pour suivre le rythme de la croissance du marché de Toyota. Au départ, cela semblait être une tâche décourageante: comment éliminer une grande quantité de papier en peu de temps et transformer une charge importante en un avantage significatif?
Le défi du papier.
Alors que le défi fondamental pour notre groupe était enraciné dans tous les types de papier, le véritable coupable pour nous était le chèque sur papier. Toyota compte des milliers de professionnels de la vente dans plus de 1 400 concessionnaires aux États-Unis. Ces personnes ne sont généralement pas des employés de Toyota, mais travaillent directement pour des concessionnaires et sont des agents de notre société. Étant donné le manque de communication directe entre les constructeurs automobiles et ces professionnels de la vente et les problèmes correspondants pour établir un dépôt direct pour eux, nous utilisions traditionnellement des chèques sur papier pour les paiements à ce groupe. Pendant des années, cette approche semblait être le seul moyen de paiement légitime sur lequel nous pouvions compter. Cependant, malgré sa simplicité de concept, l'utilisation du papier s'est avérée incroyablement complexe, coûteuse et inefficace.
Comment éliminer une quantité massive de papier en peu de temps et transformer une charge importante en un avantage non négligeable?
L'énorme quantité de ressources, personnelles et financières, que nous avons dû investir dans notre processus de contrôle était tout simplement énorme. Premièrement, nous devions produire les chèques, ce qui semblait être un concept simple, mais cela signifiait acheter de gros volumes de papier, d’encre et d’enveloppes. Nous devions également mettre en place une infrastructure dédiée d'imprimantes, d'ordinateurs et de logiciels: tous les coûts principaux pour produire en permanence plus de 150 000 chèques par an. Et ce n’est pas comme si nous pouvions développer l’utilisation de ces ressources, car elles étaient généralement dédiées au support de nos opérations de vérification et d’écriture. En dehors de cela, nous devions trouver un espace pour héberger cette opération de production et inventorier nos volumes de papier, d'encre et d'enveloppes.
Avant tout, nous avions besoin de personnel pour gérer le processus de production des chèques. C'était une restriction importante et perpétuelle pour notre équipe, compte tenu du fait que nos ressources étaient limitées.
Ensuite, nous avons dû distribuer ces chèques, qui ont été envoyés régulièrement à plus de 1 400 concessionnaires dans tout le pays. Normalement, les chèques sont envoyés par lots pour une expédition prioritaire, mais chaque colis coûte plus de 10 USD à 12 USD. Les coûts de distribution ne dépassaient donc pas 180 000 USD par an. et ce n'était que pour mettre le chèque entre les mains du destinataire.
Après l’arrivée du chèque, les vrais problèmes se posaient généralement. Comme nous envoyions en permanence des paiements incitatifs, il y avait souvent un retard important entre la vente et la livraison du paiement. Combiné aux canaux de communication limités avec ces professionnels, le destinataire ne savait pas nécessairement à quoi servait chaque paiement. Cela les obligerait à contacter le bureau régional ou national qui, à son tour, enquêterait sur l’origine du paiement et le lui communiquerait. De plus, nous recevons des appels réguliers de ces personnes pour leur demander leur solde, le montant d’un paiement en particulier ou pour demander quand un paiement serait reçu. Cela a ajouté un exercice de recherche en cours pour notre groupe financier, cherchant et vérifiant les détails de la vérification des bénéficiaires, ce qui a alourdi davantage nos ressources limitées.
Cependant, l’un des plus gros problèmes de ressources était lié aux chèques perdus ou volés. Si un destinataire perd un chèque, il nous contactera pour le réémettre. Cela signifiait que nous devions annuler le chèque, qui entraînait souvent des frais, et reprendre le processus de production et de distribution, une fois de plus, en ajoutant des coûts et en exigeant des ressources supplémentaires. Par conséquent, il va sans dire que tout le processus de traitement des chèques sur papier a été un cauchemar pour nous et a finalement affecté notre capacité à fonctionner efficacement.