Prêts ou pas, ça y est – une liste de contrôle de la 11e heure pour la migration vers le SEPA Jonathan Williams, directeur du développement stratégique, Experian La conformité SEPA comprend trois éléments clés: les systèmes, les processus et les données. La mise à niveau des systèmes bancaires électroniques et commerciaux pour se conformer au SEPA tend à être la partie la plus longue de la migration, car les grandes applications ERP ont souvent des plans de travail pour la mise à jour s'étalant sur plusieurs années.
par Jonathan Williams, directeur du développement stratégique, Experian
Combien de temps un processus de migration SEPA peut-il prendre?
La réponse à la question de savoir combien de temps peut durer le respect dépend de nombreuses variables: dans quels pays une entreprise évolue, dans quelle mesure les fonctions de finance et de trésorerie sont centralisées, quel type de paiement est effectué et, enfin, si le projet de migration est purement technique ou s'il est inclus pour inclure les avantages dérivés du projet SEPA. Les entreprises qui ont une vision plus stratégique du SEPA ont tendance à constater que les projets s'étalent sur 12 à 18 mois et incluent la consolidation des opérations, la rationalisation des comptes bancaires et l'harmonisation des processus et des données. À l'opposé, les entreprises peuvent tirer parti des services de conversion pour pouvoir respecter les délais, mais ces projets n'offrent que peu d'avantages, voire aucun. Les entreprises qui optent pour l'option de conversion facile dépendent de leur banque ou de leur fournisseur de services externe pour gérer la migration des fichiers de données et de paiement vers les nouvelles normes SEPA. Toutefois, elles doivent être prêtes à gérer les exceptions causées par la fait d'être hors service. Données de date ou mauvaise qualité dans les systèmes d'entreprise existants.
Quelles mesures doit prendre une entreprise pour se conformer au SEPA?
La conformité SEPA comprend trois éléments clés: les systèmes, les processus et les données. La mise à niveau des systèmes bancaires électroniques et commerciaux pour se conformer au SEPA tend à être la partie la plus longue de la migration, car les grandes applications ERP ont souvent des plans de travail pour la mise à jour s'étalant sur plusieurs années. De plus, les applications et les formulaires Web doivent également être compatibles. Les processus doivent être examinés afin de vérifier la conformité avec les systèmes SEPA, ce qui peut impliquer l’utilisation du nouveau service de prélèvement paneuropéen entre entreprises et / ou la réémission de mandats de prélèvement. Enfin, les données doivent être conformes au numéro de compte bancaire international (ISO13616) et au format de fichier de paiement XML ISO20022, en utilisant les codes d’identification bancaire dans certains pays qui ont choisi de les conserver jusqu’en 2016. Un élément clé pour garantir que les données sont prêts à utiliser le SEPA pour garantir que les informations de compte actuelles, qui sont généralement stockées dans les systèmes de facturation et les fichiers de données de base, sont valides et peuvent être converties au format IBAN. Sans la validation de ces informations, de nouvelles données incorrectes seront formées et les échecs de paiement peuvent être presque garantis.
Si une entreprise n'a pas encore commencé à migrer ses données vers des formats compatibles avec SEPA, peut-elle respecter l'échéance? Si non, que peut-on faire pour minimiser les dégâts que cela pourrait causer?
Une entreprise qui n'a pas encore démarré doit immédiatement créer un plan pour chacune des trois étapes clés énumérées ci-dessus et décider si les systèmes peuvent être mis à jour, les processus peuvent être modifiés et les données doivent être validées et converties. Si cela ne peut pas être réalisé, les services de conversion peuvent fournir une solution à court terme et celles-ci peuvent être proposées par les banques ou d'autres fournisseurs, mais vous devez maintenant créer un plan complet d'éléments nécessitant du travail et Terminez la validation des données de paiement existantes. Une entreprise peut au moins continuer à payer et à charger tout en rendant ses systèmes et ses processus totalement compatibles.
Des tiers devraient-ils être utilisés pour accélérer le processus de migration?
Les entreprises en cours de migration doivent d'abord affecter leurs ressources internes là où elles sont indispensables, puis rechercher des fournisseurs externes susceptibles de les aider dans leurs domaines de compétence: services de gestion des commandes, validation des données et conversion des fichiers de paiement. Ils sont parmi les domaines les plus communs. Dans certains cas, les consultants en paiement peuvent également faciliter l’assimilation des besoins SEPA par une entreprise et accélérer la migration.