Innovation en finance Tarryn Hoare, directeur exécutif du département, Trésorerie du groupe Vodacom La responsable de la trésorerie de Vodacom décrit comment son équipe évalue l'ensemble de ses processus et rapports afin de rationaliser l'utilité et la pertinence de chaque élément, y compris les relations bancaires et la gestion des changes.
Par Tarryn Hoare, cadre supérieur Chef Département, Trésorerie du groupe Vodacom
Assis à la table de la cuisine, avec mon ordinateur portable devant moi et ma fille de trois ans et demi sur mes genoux, enveloppée dans une couverture, mangeant un biscuit à la crème et aux fraises, je réfléchis aux idées ou aux méthodes novatrices que nous avons mises en place ou utilisées. Ils sont mis en œuvre sur mon ordinateur. Ce que nous faisons en trésorerie est très similaire à la façon dont ma fille mange son biscuit: elle sépare les deux côtés et examine le remplissage de la crème et de la confiture de fraises en posant de nombreuses questions sur comment et pourquoi il a été assemblé.
Notre équipe de cinq personnes prend tous les processus et les rapports de trésorerie existants, les sépare en un biscuit à la crème et à la confiture, inspecte le "bourrage" et pose des questions pour rationaliser l'utilité et la pertinence de chaque partie. À mesure que cet exercice avance, nous sommes conscients que les besoins changent constamment et que la raison pour laquelle vous avez demandé un processus ou un rapport il y a quelques années a peut-être évolué ou changé. Par conséquent, pour suivre le temps qui passe, les processus et les rapports de trésorerie nécessitent la même fluidité.
Analyse des processus et des rapports de trésorerie.
Cette dissection a été réalisée en différentes étapes. Premièrement, nous éclairons les informations que nous recueillons auprès de nos entités, nous observons les détails sous différents angles et, ce faisant, nous séparons les couches et nous révélons des tendances et des idées très intéressantes sur nos comportements et nos méthodes de travail du groupe entier. Il est intéressant de noter que ces résultats ont été scellés dans les données auxquelles nous avons toujours eu accès et nous n’avons fait que poser des questions différemment par le biais d’engagements sains et transparents avec nos entités.
Ces exercices nous permettent de soutenir chaque entité et de collaborer plus efficacement avec elles pour atteindre des objectifs communs, à mesure que nous comprenons mieux leurs exigences opérationnelles et leurs défis. Nous adhérons également au dicton "la connaissance n'a de valeur que si vous l'utilisez et la partagez"; Par conséquent, l'échange de connaissances fait partie intégrante de la dynamique de notre équipe et nous le distribuons également aux entités pour les aider à relever le défi de trouver des solutions plus rapidement.
Deuxièmement, nous déconstruisons nos rapports existants et rationalisons chaque section pour s’assurer qu’elle reste pertinente. Nous consolidons les rapports chaque fois que possible pour réduire le nombre d'e-mails distribués, car nous sommes à une époque où la gestion des e-mails entrants est une tâche en soi. Nous automatisons également la mise à jour des rapports afin qu'ils soient disponibles et faciles à utiliser, afin que le public puisse prendre des décisions commerciales éclairées. Nous comprenons les exigences de nos publics et apprécions leurs calendriers serrés. Nous disposons donc d'une version détaillée et instantanée de chaque rapport pour que notre équipe de direction ait un aperçu rapide des marchés sur lesquels nous opérons. Si plus de détails sont requis, cela est également disponible
Troisièmement, nous auditons et mettons de l'ordre dans nos documents de procédures et procédures et nous nous assurons qu'ils sont alignés sur nos processus existants et nouveaux au sein de la trésorerie et qu'ils continuent de défendre la séparation stricte des fonctions que nous suivons. Les politiques doivent être claires et simples et être considérées comme la recette pour guider et appuyer toutes les décisions et les actions majeures de la trésorerie. Les documents de procédure sont considérés comme des appareils de cuisine permettant d’effectuer le travail de musculation et fournissent un guide étape par étape sur la manière dont chaque politique sera mise en pratique.
Bright dans les bases
Passer par les trois étapes précédentes garantit que la trésorerie restera le premier centre de requêtes et d’analyses, car la trésorerie est au cœur de la société et doit être agile et rapide pour fournir un excellent service aux nombreuses divisions de projets. opérationnel et stratégique.
Nous informons directement le CFO du groupe Vodacom et lui transmettons leur esprit "brillant dans les bases". Cela inclut la réalisation des meilleures pratiques d’exploitation de trésorerie à partir de zéro, ce qui signifie que chaque membre de l’équipe applique le même niveau de précision, d’attention portée aux détails et de professionnalisme à chacune de leurs tâches, rôles et attentes au sein de la trésorerie.
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