Intégration et optimisation chez Raymond James Financial – Finance Curation

Intégration et optimisation chez Raymond James Financial Avant de se lancer dans notre nouveau projet de systèmes, Raymond James a mis en place des processus relativement manuels. Les clients peuvent demander des chèques, des virements bancaires ou des paiements ACH par l’intermédiaire de l’un de nos 2 200 bureaux. Ensuite, ces centres commerciaux ont demandé le paiement par l’intermédiaire de l’un de nos deux centres de traitement, qui examinait les approbations requises et produisait le paiement dans le format correspondant. Selon le client, ou le type de paiement, il existe potentiellement 14 étapes d'approbation, avec des instructions allant de non approbations à environ 12. Chacune des étapes de traitement, y compris chaque approbation, a été réalisée manuellement. particulièrement pénible lorsque les approbations doivent être effectuées par des personnes dans quatre bâtiments distincts. Une fois que les approbations nécessaires ont été obtenues, les paiements ont été accordés au service des comptes fournisseurs ou au département du Trésor, qui les a saisis manuellement dans le système correspondant. Les détails du paiement ont été renvoyés au centre d'affaires d'origine pour générer une écriture de journal …

par Elizabeth Eriksen, vice-présidente adjointe, Opérations comptables, Raymond James & Associates, Inc.

Raymond James Financial, Inc. (Raymond James) a été fondée en 1962 et est une société ouverte depuis 1983, cotée à la bourse de New York (RJF). Raymond James est une société de portefeuille de services financiers diversifiée avec des filiales dont l’activité principale est la planification des investissements et la planification financière, ainsi que la banque d’investissement et la gestion d’actifs. Par l’intermédiaire de trois courtiers / intermédiaires, plus de 5 000 conseillers financiers servent environ 1,9 million de comptes dans environ 2 200 établissements aux États-Unis, au Canada et à l’étranger. En outre, l'actif total des clients s'élève à environ 170 milliards de dollars, dont environ 28 milliards de dollars sont gérés par les filiales de gestion d'actifs de la société.

Avant de se lancer dans notre nouveau projet de systèmes, Raymond James a mis en place des processus relativement manuels. Les clients peuvent demander des chèques, des virements bancaires ou des paiements ACH par l’intermédiaire de l’un de nos 2 200 bureaux. Ensuite, ces centres commerciaux ont demandé le paiement par l’intermédiaire de l’un de nos deux centres de traitement, qui examinait les approbations requises et produisait le paiement dans le format correspondant. Selon le client, ou le type de paiement, il existe potentiellement 14 étapes d'approbation, avec des instructions allant de non approbations à environ 12. Chacune des étapes de traitement, y compris chaque approbation, a été réalisée manuellement. particulièrement pénible lorsque les approbations doivent être effectuées par des personnes dans quatre bâtiments distincts. Une fois que les approbations nécessaires ont été obtenues, les paiements ont été accordés au service des comptes fournisseurs ou au département du Trésor, qui les a saisis manuellement dans le système correspondant. Les détails du paiement ont été renvoyés au centre commercial d'origine pour générer une écriture de journal.

Défis de flux de travail

Ce flux de travail comportait des défis importants. Chaque étape du processus, effectivement écrite à la main et transférée personnellement à l'étape suivante, comportait un risque d'erreur, ce qui posait un grave problème pour une entreprise qui déplace des milliards de dollars par jour. Les centres d’affaires n’avaient aucune visibilité sur l’avancement d’une transaction, ce qui rendait difficile la fourniture du niveau de service à la clientèle recherché. Inévitablement, le traitement des paiements a pris beaucoup de temps, ce qui a exercé une forte pression sur les délais, en particulier parce que nous devions produire des paiements sur différents supports dans six à huit banques. Nous n'avions pas d'outils logiciels spécialisés, qui reposaient sur des tableurs pour la gestion de trésorerie, ce qui entravait l'intégration des données et l'application de normes communes.

Schéma d'une solution de paiement.

Nous avons réalisé que nous avions besoin d'une meilleure solution et nous avons déjà travaillé avec Bottomline Technologies, Inc. pour imprimer des chèques locaux. Nous étions également déjà membre à part entière de SWIFT, que nous utilisons pour les accords commerciaux internationaux; Par conséquent, nous avons décidé de tirer parti de notre plate-forme SWIFT et de notre relation avec Bottomline pour optimiser le traitement des paiements. Nous avons maintenant mis en œuvre une nouvelle solution importante pour le traitement des paiements et la gestion de la trésorerie basée sur une combinaison des WebSeries de Bottomline et de SWIFT, avec des processus opérationnels nouveaux et cohérents dans l'ensemble de l'entreprise. En fin de compte, cela sera étendu à la fois au Trésor et aux comptes créditeurs, bien que le poste de travail du Trésor ne soit pas encore complètement opérationnel.

Solution pratique

Chaque conseiller financier dispose désormais d'un accès direct à un système central via un lien Web, qui valide automatiquement si l'utilisateur est autorisé à traiter avec le client. Ensuite, le système renvoie l'enregistrement complet du client et le conseiller financier peut demander le paiement du client. Ces informations sont automatiquement mises à jour dans notre système de back-office pour traitement. Le type de compte est validé, tel qu'un compte géré, un compte de retrait ou non, etc., afin d'établir les règles d'approbation nécessaires. L'approbation est effectuée en ligne, avec des alertes par courrier électronique envoyées aux approbateurs toutes les 30 minutes. Les approbateurs peuvent consulter en ligne les informations relatives aux paiements et aux clients, ainsi que les documents justificatifs nécessaires, tels que des lettres d’autorité pour les instructions de paiement à des tiers.

Les exécutions de comptes fournisseurs ont lieu toutes les deux heures et les chèques peuvent être imprimés à la succursale d'origine ou à une autre solution, ce qui offre une grande flexibilité à nos clients. Pour les virements bancaires, la trésorerie alloue le compte correspondant et WebSeries génère les messages MT103. Celles-ci sont transmises via SWIFT, avec un numéro de référence attribué immédiatement, avec une publication rapide du compte. Les rapports sont cohérents avec une apparence standard, avec une fonctionnalité de requête et des fonctionnalités d'audit considérablement améliorées. Dans le passé, deux gestionnaires de trésorerie avaient accès à des informations provenant des relevés bancaires de nos différentes banques, qui utilisaient différents mécanismes, par exemple. Téléchargements push, pull ou programmés d'informations Le traitement manuel nécessaire pour générer les informations de déclaration est maintenant considérablement réduit, ce qui permet de consacrer plus de temps aux tâches à valeur ajoutée.

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