Implémentation d'un TMS pour l'optimisation de la trésorerie Kurt Briggs, directeur de la gestion de trésorerie, WellPoint, Inc. WellPoint exploite une trésorerie de groupe centralisée, divisée en différents domaines fonctionnels. Toutefois, la société résultant de plusieurs fusions, notre organisation et nos processus opérationnels sont complexes, avec plus de 100 sociétés en exploitation, dont certaines étaient réglementées par l'État et d'autres non. Au moment de la fusion entre WellPoint et Anthem, nous avions deux fonctions différentes de gestion de trésorerie, des structures de compte et des méthodes de gestion de trésorerie disparates, et nous souhaitions les intégrer dans une seule caisse. Bien que nous n’ayions qu’un seul système de gestion de trésorerie (TMS), c’était un ancien système qui ne répondait plus aux besoins changeants de la société; De plus, le système n'était plus compatible avec le fournisseur d'origine. Nous ne pensons pas qu'il soit possible de construire notre propre TMS de remplacement; Cependant, nous devions trouver un moyen de gérer nos objectifs commerciaux et de produire le grand nombre de rapports automatisés auxquels nous faisons confiance …
par Kurt Briggs, directeur, gestion de la trésorerie, WellPoint, Inc.
WellPoint exploite une trésorerie de groupe centralisée, divisée en différents domaines fonctionnels. Toutefois, la société résultant de plusieurs fusions, notre organisation et nos processus opérationnels sont complexes, avec plus de 100 sociétés en exploitation, dont certaines étaient réglementées par l'État et d'autres non. Au moment de la fusion entre WellPoint et Anthem, nous avions deux fonctions différentes de gestion de trésorerie, des structures de compte et des méthodes de gestion de trésorerie disparates, et nous souhaitions les intégrer dans une seule caisse. Bien que nous n’ayions qu’un seul système de gestion de trésorerie (TMS), c’était un ancien système qui ne répondait plus aux besoins changeants de la société; De plus, le système n'était plus compatible avec le fournisseur d'origine. Nous ne pensons pas qu'il soit possible de construire notre propre TMS de remplacement; Cependant, nous devions trouver un moyen de gérer nos objectifs commerciaux et de produire le grand nombre de rapports automatisés auxquels nous faisons confiance.
Processus de sélection
Nous recherchions un fournisseur capable de moduler le système en fonction de nos besoins et une solide équipe de service à la clientèle qui nous aiderait à optimiser notre utilisation du système.
Par conséquent, nous avons pris la décision de mettre en place un nouveau système de gestion de la trésorerie qui nous aiderait à renforcer la cohésion de nos activités de gestion de trésorerie et de trésorerie. Le système devrait pouvoir gérer nos volumes de données, maintenant et à l'avenir, et disposer de la sophistication nécessaire pour gérer nos besoins en matière de gestion de la trésorerie, tout en respectant nos objectifs budgétaires. En outre, nous avons recherché un fournisseur capable de moduler le système en fonction de nos besoins à mesure qu’ils évoluent, ainsi qu’une solide équipe de service à la clientèle qui nous aide à optimiser notre utilisation du système.
Nous avons suivi un processus de sélection structuré pour un nouveau système. La première tâche consistait à décrire nos besoins en cartographiant nos processus actuels. Ceci constituait la base d'une demande d'informations / demande de proposition (RFP) que nous avons envoyée à des fournisseurs connus fournissant des solutions TMS. Nous avons évalué la demande de propositions en fonction des facteurs de pondération que nous avions déterminés en interne et, sur la base de ces résultats, nous avons invité trois fournisseurs à présenter leurs produits. Nous avons établi des critères supplémentaires pour ces démonstrations et effectué des vérifications de références avant de procéder à la sélection finale.
Sélection d'un fournisseur
Notre décision reposait en fin de compte sur l'adéquation fonctionnelle de TMS et sa capacité à établir des processus opérationnels cohérents, la capacité du fournisseur à prendre en charge et à maintenir le système à l'avenir et la robustesse des vérifications de références. De plus, nous avons opté pour une solution ASP (fournisseur de services d’application) en raison de la pénurie de ressources informatiques internes. Nous avons engagé notre service des achats dans le cadre des courtes phases de sélection, de sélection et de négociation du projet afin de nous assurer que nous nous conformions aux directives de la société en matière d'approvisionnement en technologies de l'information. Une fois le fournisseur choisi, la négociation des prix et des conditions contractuelles s’effectuait directement par le biais d’acquisitions, avec l’appui de la trésorerie pour veiller à ce que les exigences commerciales soient satisfaites.
Alors que les négociations de prix et de contrats étaient en cours, nous avons pu rassembler nos tableaux de données, nos structures de codage, etc., en vue de leur mise en œuvre. Par conséquent, nous étions bien préparés lorsque nous avons commencé à mettre en œuvre le nouveau TMS. Après avoir implémenté d'autres solutions TMS dans des rôles précédents, nous avions une certaine expérience de ce type de projet et avons implémenté le nouveau système dans environ neuf mois.