Peu de temps
La situation: Le 30 avril 2019, le ministère de la Justice des États-Unis. UU ("MJ") a publié une version mise à jour de son document d'orientation, "Évaluation des programmes de conformité d'entreprise", dans le but de "mieux harmoniser" le document avec d'autres documents du MJ et de fournir davantage de détails sur l'approche du gouvernement analyser les programmes de conformité.
Le développement: Le guide mis à jour offre une nouvelle perspective sur les problèmes que le MJ considère comme importants lors de l'évaluation de l'efficacité d'un programme de conformité d'entreprise.
Regarder vers l'avenir: Les directives de 2019 montrent que le MJ est de plus en plus axé sur la conformité d'entreprise et met l'accent sur des programmes de conformité appliquant une approche fondée sur les risques et en amélioration constante.
Le 30 avril 2019, le ministère de la Justice a publié une version mise à jour d'un document d'orientation intitulé "Évaluation des programmes de conformité d'entreprise". La version originale de ce guide a été publiée pour la première fois en février 2017. La mise à jour du guide pour 2019 offre une nouvelle perspective sur les facteurs que le MJ considère comme importants pour évaluer l'efficacité du programme de conformité d'une entreprise.
Ce guide conserve une grande partie de la même substance que la version 2017, mais comprend des explications plus détaillées sur les problèmes de conformité sur lesquels le MJ se concentre, des facteurs et des questions supplémentaires que le MJ prend en compte lors de l'évaluation d'un programme de conformité et d'une structure réorganisée. . Alors que la version 2017 était présentée comme une liste de sujets et de exemples de questions que le MJ "a souvent jugés pertinents dans l'évaluation d'un programme de conformité d'entreprise", le guide 2019 est décrit comme un outil "destiné à aider Les procureurs doivent prendre des décisions "éclairées" sur l'efficacité d'un programme de conformité d'entreprise dans le but de déterminer une résolution appropriée.
Les lignes directrices de 2019 démontrent que le MJ est de plus en plus axé sur la conformité d'entreprise et offre un ensemble d'attentes allant de pair avec ce que le MJ estime qu'un programme de conformité devrait faire pour prévenir et détecter les comportements répréhensibles. Dans ce guide, le ministère de la Justice insiste sur l’importance d’une approche de la conformité basée sur les risques et d’une amélioration continue des programmes de conformité des entreprises.
Orientation 2019 en résumé
Le guide reformule les questions clés que le MJ examine lors de l'évaluation du programme de conformité d'une entreprise autour de trois questions:
- Le programme de conformité est-il "bien conçu"?
- Le programme est-il "mis en œuvre efficacement"?
- Le programme de conformité "fonctionne-t-il dans la pratique"?
Bien conçu: Le guide de 2019, cité dans le Manuel de justice, § 9-28.800, définit un programme de conformité bien conçu comme "conçu de manière appropriée pour une efficacité maximale dans la prévention et la détection des infractions pénales". Le MJ estime qu'un programme bien conçu devrait atteindre ces objectifs en communiquant un message clair de conformité ainsi que des politiques et procédures bien intégrées.
Le guide identifie des exemples de sujets que le MJ évaluera pour déterminer si un programme de conformité est bien conçu, y compris la nature, la portée et l'efficacité d'une entreprise:
- Évaluation des risques;
- Police et procédures;
- Formation et communication;
- Structure du rapport confidentiel et processus d'enquête;
- Processus de gestion par une tierce partie basé sur le risque; et
- Due diligence dans les fusions et acquisitions.
Mis en œuvre efficacement: Ensuite, le guide demande: le programme de conformité est-il simplement un programme sur papier ou est-il "mis en œuvre efficacement"? Pour répondre à cette question, le ministère de la Justice examinera les exemples de sujets suivants:
- Engagement à la réalisation de la gestion supérieure et intermédiaire;
- L'autonomie de la fonction de compliance et des ressources; et
- Incitations à la conformité et mesures disciplinaires en cas de non-conformité.
Travaux pratiques: Tout en reconnaissant qu’aucun programme de conformité ne peut détecter toute inconduite, le MJ s’attend à ce qu’un programme qui "fonctionne dans la pratique" soit généralement efficace pour prévenir et détecter les inconduites. Les facteurs que le MJ évaluera dans cette catégorie sont les suivants:
- Amélioration continue et évolution du programme de conformité pour faire face aux risques changeants de conformité;
- Tests, audits et examens périodiques du programme de conformité, des contrôles internes et de la culture de conformité afin de déterminer son efficacité;
- Détection efficace des mauvais comportements et réaction à ceux-ci;
- Enquêtes disposant du personnel adéquat et des fonds suffisants pour mener une enquête approfondie et documenter les soupçons d'inconduite;
- La prise en compte de l'analyse des causes profondes pour comprendre l'inconduite; et
- Intégralité et efficacité des mesures correctives destinées à prévenir les comportements répréhensibles à l'avenir, notamment en examinant et en améliorant toute faiblesse constatée en matière de conformité.
Un autre guide de conformité récent
Les directives du ministère de la Justice pour 2019 ont été suivies le 2 mai par la publication d'un "Cadre pour les engagements de conformité à l'OFAC" par le Bureau de contrôle des actifs étrangers du département du Trésor ("OFAC"). À l'instar du guide du ministère de la Justice, le cadre OFAC encourage les programmes de conformité fondés sur le risque et les évalue en fonction de "cinq composantes essentielles de la conformité: 1) l'engagement de la direction; 2) l'évaluation du risque. (3) contrôles internes, (4) tests et audits et (5) formation ".
Observations
Les directives actualisées du MJ sur les programmes de conformité des entreprises doivent être considérées comme la prochaine étape dans la démarche du gouvernement américain vers des programmes de conformité plus proscriptifs. Cette marche a débuté avec les directives américaines sur la détermination de la peine, § 8B2.1 sur "Un programme efficace de conformité et d'éthique", qui ont amené le gouvernement à utiliser des écrans de surveillance dans le cadre des ordres et autres accords de résolution passés avec les entreprises. Cela a été suivi par un guide axé sur la conformité dans le "Guide de ressources pour la loi américaine sur les pratiques de corruption à l'étranger" Du MJ et de la SEC de 2012, puis à la version 2017 du document d'orientation du MJ. Il se termine maintenant avec le guide du MJ récemment mis à jour et le cadre OFAC.
Malgré la contribution croissante du gouvernement aux programmes de conformité, les nouvelles directives du MJ, similaires aux précédentes recommandations du gouvernement, laissent la direction générale et les conseils d’administration prendre des décisions difficiles en ce qui concerne la conception, la répartition et la répartition des ressources. ressources et la mise en œuvre de programmes de conformité. Bien que cela puisse être le "bon" endroit pour laisser cette responsabilité, le MJ et les autres régulateurs conservent l'avantage d'évaluer le "caractère raisonnable" de ces décisions avec une rétrospective parfaite de 20 à 20 lorsque des problèmes surviennent.
Deux points clés
- Le guide indique que le MJ se concentre de plus en plus sur la manière dont les entreprises élaborent et mettent en œuvre leurs programmes de conformité.
- Le guide indique que le MJ donne la priorité aux éléments clés suivants dans son évaluation d'un programme de conformité d'entreprise:
Évaluations périodiques des risques et améliorations et mises à jour continues du programme sur la base des enseignements tirés; et
Adaptation adéquate du programme en fonction du profil de risque actualisé de l'entreprise (y compris sa taille, son secteur d'activité, son emplacement géographique et son environnement réglementaire);
Engagement et éducation sur les questions de conformité de la part des cadres supérieurs et intermédiaires, du conseil d’administration et des "gardiens".