Une fois l'achat effectué, SPOC assure le suivi de la réservation et du financement de la transaction. "Bien que le mouvement de l'argent se produise ailleurs, SPOC communique avec notre système ERP afin que les gens puissent suivre l'état de chaque transaction XPT au même endroit", ajoute Czerwinski.
Le nouveau fournisseur de collections externe ne gère pas de livre auxiliaire externe pour le service de transaction XPT; son livre auxiliaire réside plutôt dans le module SAP implémenté par l'équipe WPS. Les écritures de compte sont automatisées, les processus sont normalisés et les activités redondantes ont été éliminées.
Pour répondre efficacement aux questions des utilisateurs sur XPT, l'équipe de projet a personnalisé un chatbot basé sur Microsoft Azure. L'outil utilise l'apprentissage actif, une composante de l'intelligence artificielle, pour mieux comprendre les questions formulées en langage naturel. Cela aide à garantir que les réponses répondent au mieux aux besoins de l'interrogateur. Pour accélérer la mise en œuvre des questions et réponses, l'équipe WPS a connecté son chatbot à un outil similaire développé par Worldwide Worldwide Credit Services (WWCS), le groupe qui gère le crédit et les encaissements pour les transactions avec des conditions de paiement standard. Les questions et les réponses figurent déjà dans le flux du chatbot WWCS automatiquement dans l'outil WPS.
En général, le projet a considérablement amélioré l'efficacité du programme XPT. "Nous ne modifions pas seulement la façon dont les gens interagissent avec le système", a déclaré Czerwinski. "Nous rationalisons également les processus commerciaux. Désormais, chaque demande de crédit suit la même séquence depuis l'étape A avant l'étape B avant l'étape C. Auparavant, les étapes A, B et C auraient pu être exécutées en parallèle et elles se sont déroulées de manière très peu naturelle.
"En même temps", poursuit-il, "l'automatisation de tant d'étapes a permis de réduire d'environ 80% le délai d'approbation d'une décision de crédit XPT." Notre personnel consacre beaucoup moins de temps aux tâches manuelles courantes. travailler beaucoup mieux pour nos clients ".