Adoption d'une stratégie: approche basée sur le crédit et les recouvrements Jeroen van Loenen, contrôleur principal du crédit, Konica Minolta Business Solutions Nederland BV Konica Minolta a largement transformé ses processus de collecte manuelle et de crédit en mettant en œuvre une nouvelle solution technologique. Nous avons découvert les résultats du projet et identifié les critères à prendre en compte pour les entreprises qui se lancent dans une mise en œuvre similaire.
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Points clés
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Konica Minolta est réputée pour la précision et la qualité de sa technologie, et cette attention aux détails est évidente dans l'ensemble du groupe. Un exemple en est le récent projet visant à transformer la fonction de crédit et d’imputation en Europe en mettant en œuvre un logiciel innovant ainsi que les meilleurs processus et contrôles de ce type afin d’optimiser la gestion de la trésorerie et des risques, et de fournir l’évolutivité et la flexibilité nécessaires. soutenir la croissance future. En conséquence, Konica Minolta a reçu le prix TMI Corporate Recognition Award 2016 pour le crédit et la collection.
Défis métier
Avant de mettre en œuvre une nouvelle solution, nous gérons nos processus de collecte manuellement. Chaque collecteur extrait les informations du compte de notre ERP et gère les collections dans des feuilles de calcul. Comme cela a pris beaucoup de temps, nous avons concentré notre attention sur les encours les plus importants. En conséquence, nos encours en jours (DSO) étaient élevés et nos flux de trésorerie imprévisibles. Nous avons également manqué de supervision de tous les retards des clients, ce qui a limité notre capacité à surveiller et à gérer efficacement les flux de trésorerie et les risques.
Se lancer dans un projet de transformation.
Pour résoudre ces problèmes et créer une organisation de la collecte et du crédit plus flexible, évolutive et efficace, nous avons pris la décision de transformer nos processus de collecte et de crédit en mettant en œuvre une nouvelle solution technologique. Notre objectif était de réduire substantiellement nos dettes et nos créances en souffrance et de gérer le risque de crédit de manière plus efficace. Nous entamons un processus de sélection exhaustif et, finalement, nous sommes confrontés à la décision d'étendre l'utilisation de notre ERP existant aux crédits et collections, ou de mettre en œuvre la solution FIS GETPAID.
En fin de compte, nous avons opté pour GETPAID pour diverses raisons. Nous avons été très satisfaits de la crédibilité et de l’expérience de la SIF en matière de crédit et de recouvrement, et la solution avait une histoire établie avec d’autres organisations similaires. En particulier, GETPAID offrait une flexibilité particulière pour répondre aux besoins des équipes de collecte dans l’ensemble de nos activités. Par exemple, nous avons organisé notre entreprise en clusters, chacun ayant une société d’exploitation nationale (NOC). Notre groupe, Cluster West, comprend la Belgique, les Pays-Bas, l'Autriche et l'Allemagne, mais nous intégrons également le Royaume-Uni dans notre projet qui compte un CNO plus vaste. Nous avons différentes stratégies de collecte, langues et culture d'entreprise dans chaque pays de la grappe, en plus d'avoir besoin de visibilité dans chaque grappe. Par conséquent, la capacité de GETPAID à prendre en charge cette flexibilité était très importante.
Une mise en œuvre disciplinée.
Nous avons démarré le projet avec une variété d'ateliers impliquant les utilisateurs finaux du système afin de comprendre les processus existants et de savoir comment ceux-ci pourraient être optimisés via GETPAID. Cela a conduit à l'élaboration d'un projet de projet qui a servi de base à une phase de test réalisée par le CNO, suivie de tests d'acceptation par les utilisateurs et de démarrage. Cela a été suivi d'une période après la vie au cours de laquelle nous avons amené les gens au nouveau système. Le projet était soutenu et supervisé par un chef de projet et un consultant FIS, ainsi que par un chef de projet de Konica Minolta, avec un soutien commercial.
Collections en pratique
Nous segmentons maintenant notre clientèle en fonction de facteurs tels que le degré de risque, la géographie ou le solde dû, et nous appliquons différentes stratégies de collecte à l'aide du moteur de règles stratégiques de GETPAID. Cela nous permet de configurer différents plans d’action avec des événements spécifiques qui sont activés automatiquement en tant que facture. Chaque stratégie peut comporter un nombre illimité d'étapes, en fonction de l'activité de contact précédente. Par exemple, nous pouvons désormais envoyer automatiquement des correspondances pour rappeler aux clients que leurs factures sont dues. C’était une étape que nous n'avions pas dans notre processus précédent. Même si cela a pris du temps aux clients de s’y habituer, cela nous a permis de fournir un meilleur service à la clientèle en nous assurant de disposer d’une vision commune de l’état de la situation. le compte et résoudre les conflits. rapidement
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