La mise à jour du guide du ministère de la Justice souligne l'importance de la mise en œuvre de programmes de conformité d'entreprise réellement efficaces – Newsletters – Finance Curation

Les nouvelles directives publiées par le Département de la justice des États-Unis (MEJ) constituent la confirmation la plus récente de l’importance de la mise en œuvre d’un programme de conformité robuste, non seulement bien conçu, mais également adaptable. travailler efficacement Publié le 30 avril 2019, intitulé "Évaluation du programme de conformité d'entreprise", les dernières orientations du MJ en matière de droit pénal sont basées sur des recommandations antérieures incitant les procureurs à évaluer la pertinence des programmes. conformité des entreprises aux accusations, au jugement, au motif et à l’accord. décisions Le nouveau guide réitère trois questions fondamentales qu’un procureur doit formuler:

• Le programme de conformité de la société est-il bien conçu?
• Le programme est-il appliqué sérieusement et de bonne foi? En d'autres termes, le programme est-il mis en œuvre efficacement?
• Le programme de conformité de la société fonctionne-t-il dans la pratique?

Comme le montre clairement cette dernière orientation, les entreprises sont fortement incitées à maintenir un programme de conformité efficace. Plus important encore, ces programmes doivent:

• être pleinement mis en œuvre
• prendre en compte la structure et la portée des activités d'une entreprise; et
• En fait, ils fonctionnent efficacement.

Cela nécessite des ressources et une attention suffisantes, des mises à jour ainsi que des audits et des tests périodiques pour garantir que le programme de chaque entreprise évolue pour répondre à l'évolution des conditions et des risques commerciaux.

Le guide du ministère de la Justice fournit une liste de problèmes et de questions subsidiaires qui guideront l'évaluation des procureurs sur le caractère adéquat, la mise en œuvre et le fonctionnement d'un programme de conformité:

• Dans la section I, qui fait référence à la conception du programme, le guide demande aux procureurs d’examiner «l’exhaustivité du programme de conformité» afin d’obtenir des messages clairs concernant l’intolérance des actes répréhensibles de la société et la pleine intégration du politiques et procédures de conformité dans les opérations courantes de l'entreprise.
• La section II, qui traite de la mise en œuvre de la conformité, encourage les procureurs à analyser si un programme de conformité a été mis en œuvre "efficacement", avec des ressources adéquates permettant de s'assurer que le personnel "audite, documente, analyse et utilise les résultats". entreprises "et que les employés sont correctement informés du programme. Preuve de l'éthique et de l'engagement de conformité des principaux dirigeants et parties prenantes de l'encadrement intermédiaire, de l'autonomie et des ressources du personnel chargé de la conformité et de la mise en place d'incitations tangibles à la conformité, ainsi que des éléments dissuasifs pour le non-respect , sont tous pertinents pour l’enquête de mise en œuvre du ministère de la Justice.
• Enfin, la section III demande aux procureurs d'évaluer "si le programme de conformité d'une entreprise fonctionne efficacement". Parmi d'autres facteurs, les procureurs peuvent prendre en compte les éléments de preuve suivants:
  • "l'amélioration continue, les tests et la révision périodiques" des systèmes de conformité d'une entreprise;
  • l'existence d'un "mécanisme efficace et doté de fonds suffisants" pour mener en temps voulu une enquête sur une faute présumée; et
  • la mesure dans laquelle une entreprise peut effectuer une "analyse de la cause première" de toute inconduite identifiée, accompagnée des mesures de réparation appropriées.

Pour la plupart structurés sous la forme d'une série de questions, le guide du MJ ne fournit pas de feuille de route complète pour concevoir et mettre en œuvre un programme de conformité. Cependant, le MJ et les autres régulateurs atteignent plusieurs objectifs en promulguant de tels documents, offrant même une vision réelle (recherchée par le secteur) des critères particuliers selon lesquels leurs efforts de conformité seront jugés.

Les bonnes intentions ne suffisent pas pour qu'un programme de conformité serve de bouclier dans le cas d'une enquête gouvernementale ultérieure. Les dernières orientations du MJ reflètent la réalité: les programmes de conformité doivent s'adapter de manière appropriée pour faire face aux risques prévisibles particuliers et que "[e]Un programme de conformité bien conçu peut ne pas réussir dans la pratique si la mise en œuvre est laxiste ou inefficace. "Bien que les sujets et les exemples de questions du guide" ne constituent pas une liste de contrôle ou une formule "pour la prise de décision dans le Ces questions fiscales mettent l'accent sur des problèmes cohérents de mise en œuvre significative de programmes et de tests opérationnels conçus pour vérifier si une entreprise a créé un programme efficace plutôt que simplement un "programme écrit". À la lumière de ce guide, les entreprises feront bien de compromettre leur approche. et les ressources nécessaires pour la surveillance et l'audit continus des programmes de conformité, même après la mise en œuvre de politiques et procédures particulières.

Comme l'indiquent clairement les directives du ministère de la Justice, les entreprises doivent tester leurs programmes de conformité pour s'assurer que les processus mis en œuvre fonctionnent comme prévu et permettent d'identifier et de résoudre les problèmes de conformité. Dans la pratique, cela signifie que les entreprises doivent dresser le bilan de leurs programmes de conformité à intervalles réguliers et en temps réel après des incidents ou des allégations crédibles de faute. Un moyen important de tester un programme de conformité consiste à formuler systématiquement les questions énoncées dans les directives du ministère de la Justice concernant le programme de conformité existant d'une entreprise. Les réponses peuvent être très utiles pour identifier les domaines dans lesquels le fonctionnement d'un programme de conformité peut être amélioré, en particulier les lacunes sur lesquelles le MJ se concentrerait au cas où l'entreprise ferait ultérieurement l'objet d'une enquête.

En outre, une entreprise doit accorder une attention particulière à ses communications sur la conformité, à la direction générale et à l’ensemble de l’organisation, à la structure du service de la conformité et à l’allocation de ressources critiques pour son fonctionnement. Les entreprises qui affectent un minimum de ressources au soutien interne et externe en matière de conformité signaleront au gouvernement qu'elles ne sont pas axées sur le maintien d'un programme efficace.

Il est important de souligner qu'une entreprise cherchant à mettre en œuvre des améliorations doit procéder afin de pouvoir exprimer et démontrer de manière affirmative plus tard, y compris le MJ, comment les changements sont alignés sur les directives applicables et favorisent l'efficacité d'un programme de conformité. Cette réalité est particulièrement grave pour les entreprises qui en sont aux premières étapes d’enquêtes internes ou gouvernementales car, malgré la nécessité de se concentrer sur les principaux thèmes de recherche, les améliorations apportées aux programmes de mesures correctives et de conformité se produisent dans les entreprises. en parallèle ont le potentiel d’avoir un impact important sur les termes d’une résolution. .

Lorsqu'une entreprise évalue son programme de conformité à la lumière de ces directives générales du MJ, elle doit également prendre en compte d'autres sources de recommandations, qui ont généralement une portée plus spécifique, mais parfois plus spécifique, en ce qui concerne les critères promulgués par le Conseil. MJ et autres régulateurs. , y compris:

Le 2 mai 2019, l'Office du contrôle des actifs étrangers (OFAC) du département du Trésor américain. UU Il a publié le "Cadre des engagements de conformité de l'OFAC", dont l'objectif est de fournir aux organisations un cadre pour les cinq composants essentiels d'un [sanctions compliance programme]"et qu'il identifie également plusieurs" causes profondes "qui ont conduit à des violations apparentes des sanctions.Comme le montre la focalisation récente du gouvernement sur les programmes de conformité, les sociétés multinationales doivent faire face et gérer les divers risques de conformité auxquels elles sont confrontées, et Il est important de veiller à ce que ces directives de conformité spécifiques soient incluses dans l'évaluation et la mise en œuvre d'un programme de conformité.

En résumé, ce guide et d'autres annonces récentes soulignent l'accent mis par le gouvernement sur des programmes de conformité mis à jour, évolutifs et entièrement fonctionnels, dotés d'un niveau de sophistication et d'une marge de manœuvre permettant de s'adapter aux risques et aux activités individuelles d'une entreprise. Comme l'illustrent les directives du ministère de la Justice et d'autres, les attentes des organismes de réglementation en matière de programmes de conformité des entreprises n'ont jamais été aussi grandes. Toutefois, dans une plus grande mesure que par le passé, les entreprises ont un plan plus clair à suivre pour développer et mettre en œuvre le type d’améliorations que les régulateurs attendent de plus en plus. En fin de compte, une approche qui donne la priorité à l’évaluation et au perfectionnement continus d’un programme de conformité aidera non seulement l’entreprise à identifier et à résoudre les problèmes en premier lieu, mais servira également l’entreprise au bon moment si un jour venu. Le problème de conformité attire l'attention des autorités gouvernementales. agences

Pour plus d'informations sur ce sujet, contactez Gejaa Gobena ou Lillian S Hardy au bureau de Hogan Lovells US LLP à Washington DC par téléphone (+1 202 637 5600) ou par courrier électronique (gejaa.gobena@hoganlovells.com ou lillian .hardy @ hoganlovells.com). Vous pouvez également contacter Matthew C Sullivan au bureau de Philadelphie de Hogan Lovells US LLP par téléphone (+1 267 675 4600) ou par courrier électronique (matthew.sullivan@hoganlovells.com). Le site Web de Hogan Lovells US LLP peut être consulté à l'adresse www.hoganlovells.com.